De notulen van de vergadering van aandeelhouders verdient meer aandacht, vindt Franc Beekmans. Want daar staan belangrijke zaken in.Zo rond de jaarwisseling zijn veel ondernemers en administrateurs druk in de weer om de laatste puntjes op de i te zetten van de boekhouding. Niet alleen digitaal, maar ook nog steeds in ordners worden administraties vervolgens richting de accountant gestuurd. Die moet er dan als de wiedeweerga een jaarrekening van maken.
Die jaarrekening moet dan het vermoeden bevestigen van het behaalde resultaat. Maar niet alleen dat, want de winst- een verliesrekening is ook de basis voor de te maken belastingaangifte. Verder moet de definitieve jaarrekening na de bespreking daarvan, voorzien worden van een handtekening en een mooie kaftje om vaak ook de bank te informeren. Dat is in heel kort bestek wat er zoal met een jaarrekening kan gebeuren.
Onder andere vanwege het feit dat een jaarrekening ook een externe informatiefunctie vervuld, vragen steeds meer accountants aan de ondernemer of de directie van de besloten vennootschap om een zogenaamde letter of representation(LOR) te tekenen. Daarmee verklaren ze dan formeel alle documentatie en informatie te hebben verstrekt waarvan zij mochten veronderstellen dat die nodig was voor een correcte samenstelling van alle stukken. Op die manier nemen zij dan mede de verantwoordelijkheid op zich voor de definitieve jaarrekening, die uiteindelijk de deur uitgaat.
In geval het de jaarrekening van een besloten vennootschap betreft, zitten er ook altijd notulen van de algemene vergadering bij. Volgens het Nederlandse recht dienen namelijk de aandeelhouders in algemene vergadering bijeen de jaarrekening definitief vast te stellen. Maar al te vaak zijn deze notulen een soort van standaardformulier. Meestal wordt dat standaardformulier nota bene vervolgens ook nog eens klakkeloos getekend door de aandeelhouder-directeur onder het motto van “het zal wel goed zijn”.
Toch zou het een goed voornemen zijn voor iedereen die iets met notulen te maken heeft, daar eens met aandacht naar te kijken. Die notulen zijn namelijk een vastlegging van een formele handeling waarbij soms tegenstrijdige belangen spelen. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de vaststelling van een dividenduitkering aan de directeur-aandeelhouder, een salarisverhoging of het aangaan van een andere overeenkomst met de directeur. Voor een dergelijk tegenstrijdig belang vereist het Burgerlijk Wetboek extra zorgvuldigheid, die veel verder gaat dan een achteloze handtekening met een opmerking ‘het zal wel goed zijn”.
